DiskBase si umí přečíst z disku jména složek (adresářů) a souborů a uložit si je do své databáze. V databázi je pak možno v uložených obrazech disků vyhledávat, aniž by příslušný disk musel být fyzicky přítomen v počítači. To nabízí široké využití zejména při archivaci dat na výměnná disková média, jakými jsou diskety, CD-R, CD-RW, ZIP, DVD-ROM a vůbec všechna média, která se ve Windows chovají jako standardní disk.

DiskBase nabízí komfortní uživatelské prostředí, zobrazující zaznamenané disky v obdobné formě, jako je tomu u Průzkumníka ve Windows.

Vedle jmen složek a souborů umožňuje DiskBase zaznamenat též jména složek a souborů obsažených v archivních souborech typu ZIP, RAR, ARJ, ACE a dalších. Je možno číst též obsah samorozbalovacích (EXE) souborů s archivy.

Ke každé složce či souboru je také možné vytvořit popisku, tj. text, vztahující se k dané složce či souboru. U souborů je možné využít funkci automatického vytvoření popisky z obsahu souboru (např. okopírováním začátku u textových souborů). Pro toto vytváření jsou používány filtry. Při vyhledávání v databázi je pak možné hledat nejen ve jménech složek a souborů, ale i v těchto popiskách.

Mezi další možnosti programu patří zobrazení seznamu disků podle velikosti a volného místa.

Databázi je možné převést do formátu dovolujícího pouze čtení, tj. vytvořit tzv. Run-Time verzi databáze, kterou je pak možné spolu s neregistrovanou verzí programu DiskBase bezplatně distribuovat.

K čemu je to dobré?

Pro ilustraci uveďme několik příkladů použití programu:

1. Jedním z nejpoužívanějších způsobů zálohování je cyklické zálohování, tj. data nezálohujete na jediné médium (např. CD-RW), ale cyklicky třeba na deset médií, přičemž postupujete tak, že při každém novém zálohování použijete médium s nejstarší zálohou, kterou přepíšete. Jak ale zjistit, na kterém disku je nejstarší záloha? S DiskBase snadno: umí mimo jiné řadit seznam vyhledaných souborů podle data a času.

2. Z nějakého důvodu hledáte předposlední verzi souboru "Úkoly3-96.doc" v hromadě disků. Soubor se navíc pravděpodobně nachází v nějakém archivu typu ZIP nebo snad RAR. I kdybyste tyto disky neměli v databázi zaznamenané, je rychlejší je postupně nechat v DiskBase zaznamenat a pak provést snadné vyhledání, než pracně a zdlouhavě jednu po druhé prohlížet některým souborovým manažerem.

3. Hledáte soubor s dopisem, ale nemůžete si vzpomenout, jaké jste mu dali jméno; víte ale např. komu byl adresován. Pokud používáte popisky souborů, může být vyhledání takového souboru také velice snadné. Stačí zadat klíčová slova. A nebo si vzpomenete na přibližné datum, kdy byl soubor vytvořen a jeho typ. I to může stačit k jeho vyhledání. DiskBase je v tomto ohledu výhodný nejen u výměnných médií, ale i u pevných disků počítače.

4. Jako správce lokální počítačové sítě si chcete uchovat informace o aktuálním stavu obsahu diskových svazků na serverech (což se může z nejrůznějších důvodů hodit). Po uložení do DiskBase je vyhledávání souborů v takto uchovaném obraze síťového disku podstatně rychlejší než přímé vyhledávání na disku.

5. Vytváříte CD-ROM, obsahující desetitisíce souborů z kolekce sharewaru. Popis disku můžete vytvořit jako databázi v DiskBase, kterou po konverzi do formátu "jen pro čtení" můžete bezplatně distribuovat spolu s neregistrovanou verzí DiskBase. Uživatelům tak dáte do rukou efektivní nástroj pro orientaci na disku.

A tak dále...

Jak aktualizovat databázi?

Jak zajistit, aby údaje v databázi byly aktuální? Ano, to je jediná věc, která při používání DiskBase vyžaduje trochu kázně - je vhodné si navyknout spustit sejmutí obsahu disku vždy před tím, než jej vyndáte z mechaniky (pokud jste na disku něco měnili); u počítačů PC totiž neexistuje způsob, jak by se program o vašem úmyslu vyndat disk z mechaniky předem dozvěděl, aby mohl aktualizaci provést automaticky sám. Jak je vysvětleno v kapitole o spouštění DiskBase s parametry, je však možné i takovou akci maximálně zjednodušit - např. ťuknutím do ikony. DiskBase se snaží provést aktualizaci co nejrychleji, např. u nezměněných archivů a popisek nezjišťuje znovu jejich obsah, ale použije údaje, které již v databázi má (což šetří čas zejména u pomalých médií).